Una organización para poder crecer y obtener una mejora continua, tiene que presentar un buen sistema de medición que tenga como base un cuadro de mando integrado, con diferentes tipos de indicadores. Es necesario determinar, recopilar y analizar información para conocer si dentro de dicha organización se están llevando a cabo buenas prácticas. Para ello, una monitorización sistemática de indicadores, su análisis y posterior comparación con técnicas de benchmarking, son herramientas fundamentales.
- Una buena selección de indicadores es el paso previo a definir un correcto cuadro de mando, y para ello tienen que cumplir una serie de características:
-Ser realistas: con las necesidades y expectativas de la organización
-Representativos
-De fácil interpretación
-Accesibles
-Sensibles a posibles variaciones: de producto, actividad, legislación,…
-Sencillos de calcular y gestionar
-Fiables para dar confianza sobre su validez
-Permitir conocer la información a tiempo real - Para crear una sistemática de trabajo basado en un correcto cuadro de mando, es necesario establecer una serie de campos bien definidos:
-Selección del indicador
-Denominación del indicador
-Definir un objetivo SMART: específico, medible, alcanzable, relevante; con una periodicidad establecida.
-Definición del propio indicador
-Periodicidad establecida
-Forma de cálculo
-Responsable
-Modalidad de representación
Es importante concretar el alcance del indicador y especificar las adaptaciones a realizar ante la posible variación de los datos utilizados para el cálculo.
Para la representación de los indicadores se pueden utilizar diferentes herramientas e incluso en algunos casos la combinación de varios modelos: campos numéricos, gráficas mediante diagramas, símbolos, colores unidos a factores condicionantes, dibujos, etc… el uso de todas ellas tiene que aportar una visión global y de fácil interpretación para la organización, de forma que su posterior análisis aporte valor para la misma.
Conviene definir las responsabilidades relativas a la obtención de la información, el análisis y la posterior explotación de los datos y la comunicación de los resultados a las personas o directivos pertinentes.
Una organización que se basa en un buen cuadro de mando, en el que todos los puntos anteriores se encuentran correctamente definidos y perfeccionados, lleva consigo una integración de la mejora continua en cada uno de los procesos que la formen. Posteriormente, una vez analizada la información de la propia organización, corresponde compararse con otras organizaciones del mismo sector y continuar mejorando.